Excel, 1С или облачные решения?

Какую программу выбрать для автоматизации финансов, какие результаты могут дать разные продукты конкретной компании, стоит ли создавать отдельное ПО для своего бизнеса — вопросы, которыми задаётся любой предприниматель, который решил навести порядок в финансах.

Ответы на них знает эксперт по финансам бизнеса и автоматизации финансов Снежана Манько. В своей книге "Как навести порядок в финансах компании. Практическое руководство" она подробно рассказала о том, кому подойдут электронные таблицы, программные продукты на базе 1С и облачные решения. Делимся главой этой книги.

«Какую программу лучше выбрать для автоматизации?» — вопрос, на который вам с ходу не ответит ни один консультант. Чтобы рекомендовать конкретное решение, нужно поближе познакомиться с процессами и задачами внутри компании. Только после этого можно искать и предлагать подходящие варианты.

Чаще всего в малом бизнесе консультанты или команда проекта выбирают один из трёх следующих вариантов:

Компания может нанять программистов в штат или на проект, чтобы сделать индивидуальное программное решение.

В этом случае нужно прописать техническое задание, дождаться выполнения работ, детально проверить функционал, вернуть разработчикам на исправление ошибок, провести тестовую эксплуатацию и только потом начинать полноценное использование. Такой продукт получится наиболее кастомизированным, однако это всегда проект с неочевидным результатом и продолжительным сроком разработки.

Собственная разработка требует наличия в штате или на аутсорсе разработчика, который будет поддерживать продукт. Когда этот сотрудник покинет компанию, ему придется искать замену. Если система должным образом не задокументирована, новому разработчику будет проще написать программу заново, чем разбираться в наработках предыдущего. Это приведет к серьезным потерям, как денег, так и времени.

Сегодня для малого бизнеса индивидуальная разработка скорее исключение из правила. Еще несколько лет назад предприниматели всерьез склонялись к этому решению и часто выбирали именно его. Однако по мере развития готовых программных продуктов, которые всё лучше покрывают потребности малого бизнеса, необходимость в индивидуальных разработках стремительно снижается.

Невозможно точно сказать, какой сервис лучше подойдет конкретной компании. Более того, один и тот же продукт может в разных компаниях дать совершенно разные результаты — многое зависит от настройки инструмента и его правильного использования.

При выборе решения важно понимать, какой результат вы хотите получить по итогам внедрения и какие задачи должен решить сервис на текущем этапе. Необходимо подумать и стратегически — берете ли вы софт «на сейчас» или «на вырост». Когда вы ответите для себя на эти вопросы, можно выбирать продукт с подходящим функционалом и стоимостью.

Некоторые компании хотят автоматизировать финансы внутри одного решения, другие — используют три продукта одновременно. Например, планирование делают в Excel, детальный учёт операций ведут в 1С, а консолидируют данные из разных баз, обогощают аналитикой и делают дашборды в сервисе «Финансист».

В любом случае по мере развития компании у нее меняются и потребности в автоматизации, которые влекут за собой и смену программного продукта. Для сопоставления данных важно обеспечить единую методологию управления финансами, правила учёта и набор форм отчётности для бизнеса на каждом этапе. Кроме того, необходимо убедиться, что при смене продукта ваши данные не будут утеряны, что их можно будет легко выгрузить и сохранить в необходимом формате.